Governance · Multinationals

Van lokale VAT-workarounds naar meer centrale sturing.

Centrale sturing begint niet met een groot programma. Het begint met helder eigenaarschap, vaste controles en één manier van werken over landen heen.

14 maart 2026 Alexander Breekpot Governance

Veel multinationals sturen EU VAT nog via lokale spreadsheets, mailboxen, portalkennis en handmatige correcties. Dat landschap is historisch gegroeid, deadlines verschillen per land en niemand wil een groot centralisatieproject starten als de maandafsluiting al onder druk staat. Tegelijk maakt die opzet de operatie kwetsbaar: weinig overzicht, laat zicht op fouten en sterke afhankelijkheid van individuele medewerkers.

Meer centrale sturing betekent niet dat alles naar één team of één systeem moet. Het betekent vooral dat u de onderdelen die nu versnipperd zijn, terugbrengt naar een beperkt aantal vaste keuzes: welke data gebruikt u, welke controles voert u uit, wie beslist bij uitzonderingen en hoe houdt u voortgang en risico's per land zichtbaar. Dat is een ander vertrekpunt dan de gebruikelijke situatie waarin elk land zijn eigen werkbare oplossing heeft, maar het geheel nauwelijks nog bestuurbaar is.

Waarom dit ontstaat

Lokale oplossingen zijn zelden bewust ontworpen

In de praktijk zijn VAT-workarounds meestal geen strategische keuze. Ze ontstaan na acquisities, reorganisaties, ERP-wijzigingen of het vertrek van een ervaren medewerker. Een lokale finance manager bouwt een extra spreadsheet, een tax-team voegt een reviewstap toe en een shared service center maakt een handmatige mapping om de aangifte toch op tijd de deur uit te krijgen. Zolang de indiening lukt, voelt dat als voldoende.

Het probleem is dat zulke oplossingen zich opstapelen. Na verloop van tijd bestaat het proces uit lokale uitzonderingen die op zichzelf logisch lijken, maar in combinatie ondoorzichtig worden. Dan weet het centrale team vaak wel dát er iets gebeurt, maar niet precies welke brondata wordt gebruikt, waar handmatige correcties worden gemaakt of op welk moment een afwijking nog hersteld kan worden.

De echte kwetsbaarheid zit meestal niet in de aangifte zelf, maar in de weg ernaartoe. Als u die route niet kunt uitleggen, wordt ook de uitkomst moeilijker verdedigbaar.

Waar het misgaat

De grootste risico's zitten in eigenaarschap en timing

Bij versnipperde EU VAT-processen zien we vaak dezelfde patronen terug. Er is geen eenduidige eigenaar van de hele keten. Brondata komt uit meerdere systemen. Controles vinden laat in de maand plaats. Uitzonderingen worden ad hoc opgelost. En de informatie die nodig is voor een review zit verspreid over verschillende bestanden, e-mails en lokale mappen. Dat maakt een proces niet alleen inefficiënt, maar ook slecht schaalbaar.

Zodra volumes toenemen of meer landen onder dezelfde governance moeten vallen, nemen de foutkansen disproportioneel toe. De belangrijkste oorzaak is een gebrek aan standaardisatie in de operatie. Teams besteden dan veel tijd aan terugzoeken, afstemmen en herstellen. Die tijd gaat naar het overeind houden van het bestaande proces, in plaats van naar verbetering.

Voor management en interne audit is dat ook een zwakke positie. U kunt wel rapporteren dat aangiften zijn ingediend, maar niet altijd aantonen op basis van welke controles en welke uitzonderingen. Daar ontstaat druk zodra een businessmodel verandert, een land extra aandacht krijgt of een belastingdienst gerichter vragen stelt.

Wat wel werkt

Meer centrale sturing kan klein beginnen

Centrale sturing hoeft niet te beginnen met een nieuw platform of een volledig herontwerp van uw btw-operatie. In veel gevallen begint het met één centrale kalender, één minimumpakket aan maandelijkse controles en één manier van documenteren per land. Daarmee verschuift de aandacht van individuele aangiften naar de kwaliteit en voorspelbaarheid van het totale proces.

De volgende stap is meestal niet meer techniek, maar eenvoud. Welke data-elementen moet elk land minimaal opleveren? Welke afwijkingen wilt u vóór indiening zien? Welke uitzonderingen mogen lokaal worden opgelost en welke moeten centraal worden beoordeeld? Zodra die basis er is, kunt u gerichter bepalen waar tooling, dashboards of automatisering echt waarde toevoegen.

Meer centrale sturing is zelden een puur taxproject. Het raakt tax, finance, ERP, reporting en lokale operatie. De eerste stap moet daarom praktisch blijven. Begin met een werkbare opzet die direct druk uit de maandcyclus haalt, niet met een abstract organisatiemodel.

Praktische tips

Wilt u beoordelen of meer centrale sturing zinvol is, begin dan hier:

  • Maak per land zichtbaar welke brondata wordt gebruikt, welke handmatige stappen bestaan en wie daar eigenaar van is.
  • Kies drie terugkerende controles die u in elk land op dezelfde manier wilt uitvoeren, ook als de rest lokaal blijft.
  • Leg uitzonderingen niet alleen op landniveau vast, maar ook centraal in één overzicht dat over deadlines heen bruikbaar blijft.
  • Start met twee of drie landen waar de druk hoog is, in plaats van direct een EU-breed programma te openen.
  • Meet niet alleen of filings op tijd zijn, maar ook hoeveel herstelwerk en afstemming daarvoor nodig was.

Wilt u zien waar centrale sturing het meeste oplevert?

We brengen uw huidige VAT-landschap terug tot data, controls, uitzonderingen en eigenaarschap, zodat duidelijk wordt waar vereenvoudiging echt zin heeft.

Bespreek uw situatie