Governance · Multinationals

Von lokalen VAT-Workarounds zu mehr zentraler Steuerung.

Zentrale Steuerung beginnt nicht mit einem großen Programm. Sie beginnt mit klarer Zuständigkeit, festen Kontrollen und einer einheitlichen Arbeitsweise über Länder hinweg.

14. März 2026 Alexander Breekpot Governance

Viele Multinationals steuern ihre EU VAT noch über lokale Spreadsheets, Postfächer, Portal-Wissen und manuelle Korrekturen. Diese Landschaft ist historisch gewachsen, Fristen unterscheiden sich von Land zu Land und niemand möchte ein großes Zentralisierungsprojekt starten, wenn der Monatsabschluss bereits unter Druck steht. Gleichzeitig macht genau dieser Aufbau den Betrieb anfällig: wenig Übersicht, spätes Erkennen von Fehlern und starke Abhängigkeit von einzelnen Personen.

Mehr zentrale Steuerung bedeutet nicht, dass alles in ein Team oder ein System wandern muss. Es bedeutet vor allem, dass Sie die heute fragmentierten Bestandteile auf eine überschaubare Zahl fester Entscheidungen zurückführen: Welche Daten nutzen Sie? Welche Kontrollen führen Sie durch? Wer entscheidet bei Ausnahmen? Und wie halten Sie Fortschritt und Risiken pro Land sichtbar? Das ist ein anderer Ausgangspunkt als die übliche Situation, in der jedes Land seine eigene funktionsfähige Lösung hat, das Ganze aber kaum noch steuerbar ist.

Warum das so entsteht

Lokale Lösungen sind selten bewusst entworfen

In der Praxis sind VAT-Workarounds meist keine strategische Entscheidung. Sie entstehen nach Akquisitionen, Reorganisationen, ERP-Umstellungen oder dem Weggang eines erfahrenen Mitarbeiters. Ein lokaler Finance Manager baut ein zusätzliches Spreadsheet, ein Tax-Team fügt einen Review-Schritt hinzu und ein Shared Service Center erstellt ein manuelles Mapping, damit die Meldung noch fristgerecht rausgeht. Solange das Filing klappt, fühlt sich das ausreichend an.

Das Problem ist, dass sich solche Lösungen auftürmen. Nach einiger Zeit besteht der Prozess aus lokalen Ausnahmen, die einzeln betrachtet sinnvoll erscheinen, in der Summe aber undurchsichtig werden. Dann weiß das zentrale Team zwar, dass etwas passiert – aber nicht genau, welche Quelldaten verwendet werden, wo manuelle Korrekturen stattfinden oder zu welchem Zeitpunkt eine Abweichung noch behoben werden kann.

Die eigentliche Anfälligkeit liegt meistens nicht in der Meldung selbst, sondern auf dem Weg dorthin. Wenn Sie diesen Weg nicht erklären können, wird auch das Ergebnis schwerer verteidigbar.

Wo es schiefgeht

Die größten Risiken liegen in Zuständigkeit und Timing

Bei fragmentierten EU VAT-Prozessen sehen wir oft dieselben Muster. Es gibt keinen eindeutigen Verantwortlichen für die gesamte Kette. Quelldaten kommen aus mehreren Systemen. Controls finden spät im Monat statt. Ausnahmen werden ad hoc gelöst. Und die Informationen, die für ein Review nötig sind, verteilen sich über verschiedene Dateien, E-Mails und lokale Ordner. Das macht einen Prozess nicht nur ineffizient, sondern auch schlecht skalierbar.

Sobald Volumen steigen oder mehr Länder unter dieselbe Governance fallen müssen, nehmen die Fehlerwahrscheinlichkeiten überproportional zu. Die wichtigste Ursache ist mangelnde Standardisierung im Betrieb. Teams verbringen dann viel Zeit mit Recherche, Abstimmung und Nachbesserung. Diese Zeit fließt in die Aufrechterhaltung des bestehenden Prozesses statt in dessen Verbesserung.

Für Management und Internal Audit ist das ebenfalls eine schwache Position. Sie können zwar berichten, dass Meldungen eingereicht wurden – aber nicht immer nachweisen, auf Basis welcher Kontrollen und welcher Ausnahmen. Genau dort entsteht Druck, wenn sich ein Geschäftsmodell ändert, ein Land besondere Aufmerksamkeit erfordert oder eine Steuerbehörde gezielter nachfragt.

Was funktioniert

Mehr zentrale Steuerung kann klein anfangen

Zentrale Steuerung muss nicht mit einer neuen Plattform oder einem kompletten Redesign Ihrer VAT-Prozesse beginnen. In vielen Fällen startet es mit einem zentralen Kalender, einem Mindestpaket an monatlichen Controls und einer einheitlichen Dokumentationsweise pro Land. Damit verschiebt sich der Fokus von einzelnen Filings hin zur Qualität und Vorhersagbarkeit des Gesamtprozesses.

Der nächste Schritt ist meistens nicht mehr Technik, sondern Vereinfachung. Welche Datenelemente muss jedes Land mindestens liefern? Welche Abweichungen möchten Sie vor dem Filing sehen? Welche Ausnahmen dürfen lokal gelöst werden und welche müssen zentral beurteilt werden? Sobald diese Grundlage steht, können Sie gezielter entscheiden, wo Tooling, Dashboards oder Automatisierung wirklich Mehrwert schaffen.

Mehr zentrale Steuerung ist selten ein reines Tax-Projekt. Sie berührt Tax, Finance, ERP, Reporting und lokale Betriebsabläufe. Der erste Schritt muss deshalb praktisch bleiben. Beginnen Sie mit einem funktionsfähigen Ansatz, der sofort Druck aus dem Monatszyklus nimmt, nicht mit einem abstrakten Zielmodell.

Praktische Tipps

Wenn Sie beurteilen möchten, ob mehr zentrale Steuerung sinnvoll ist, beginnen Sie hier:

  • Machen Sie pro Land sichtbar, welche Quelldaten verwendet werden, welche manuellen Schritte es gibt und wer dafür verantwortlich ist.
  • Wählen Sie drei wiederkehrende Kontrollen aus, die Sie in jedem Land auf dieselbe Weise durchführen möchten – auch wenn der Rest lokal bleibt.
  • Erfassen Sie Ausnahmen nicht nur auf Landesebene, sondern auch zentral in einer Übersicht, die über Fristen hinweg nutzbar bleibt.
  • Starten Sie mit zwei oder drei Ländern, in denen der Druck hoch ist, statt sofort ein EU-weites Programm aufzusetzen.
  • Messen Sie nicht nur, ob Meldungen fristgerecht eingereicht wurden, sondern auch, wie viel Nachbesserung und Abstimmung dafür nötig war.

Möchten Sie sehen, wo zentrale Steuerung am meisten bringt?

Wir führen Ihre aktuelle VAT-Landschaft auf Daten, Controls, Ausnahmen und Zuständigkeiten zurück – damit klar wird, wo Vereinfachung wirklich Sinn hat.

Besprechen Sie Ihre Situation