In veel organisaties komt Intrastat-data nog via extracties, tussenbestanden en handmatige bewerkingen in een Excel-bestand terecht. Dat weerspiegelt dat Intrastat in de systeeminrichting zelden dezelfde aandacht krijgt als financial close, billing of VAT-returns.
Daardoor ontstaat een proces dat wel werkt, maar kwetsbaar is. Commodity codes, partnerlanden, correcties, drempelbewaking en uitzonderingen leven verspreid door systemen en lokale kennis heen. Excel wordt dan de plaats waar alles bij elkaar komt. Het gevolg is dat de maandafsluiting afhankelijk blijft van ervaren medewerkers en dat toelichting achteraf vaak meer tijd kost dan de reporting zelf.